Política de Privacidad

Fecha de última actualización: Marzo 2025.

1. INTRODUCCIÓN

GAA SOLUTIONS S.A.C. (en adelante, «el Proveedor»), con RUC N° 20613614843 y domicilio en Calle Francisco Valle Riestra 880, en el distrito de San Isidro en la ciudad de Lima – Perú, está comprometido con la protección de su privacidad y datos personales. Esta Política de Privacidad explica cómo tratamos, recopilamos, utilizamos, divulgamos, transferimos y almacenamos su información personal al utilizar nuestros servicios, incluida nuestra plataforma web (SAAS) para gestión de gastos empresariales y demás servicios tecnológicos que ofrecemos, de acuerdo a la Ley N° 29733, su reglamento, y demás normas sustitutorias o conexas (en adelante, las “Normas de Datos Personales”). Esta Política también será aplicable, según corresponda en las relaciones que el Proveedor mantenga con sus proveedores y trabajadores.

El Proveedor actuará como Encargado de Tratamiento de Datos Personales cuando como consecuencia de los Servicios prestados a sus clientes, realiza el tratamiento de datos personales de Titulares de Datos Personales (en adelante, “Titulares”), en dichos casos el Cliente del Proveedor es el responsable de obtener el consentimiento de los Titulares, de acuerdo a las Normas de Datos Personales. Cuando el Proveedor realice el tratamiento directo de datos personales de los Titulares, el Proveedor actuará como Titular del Banco de Datos Personales (en adelante, “Titular del Banco”). Los bancos de datos personales que inscribirá el Proveedor son los de Clientes, Usuarios de la página web, trabajadores y proveedores.

A través de la aceptación de esta Política de Privacidad, usted otorga su consentimiento, libre, previo, informado, expreso e inequívoco al tratamiento de sus datos personales, en las condiciones aquí expuestas.

2. INFORMACIÓN QUE RECOPILAMOS

2.1. Información recopilada

Para utilizar nuestros servicios, recopilamos determinados datos de carácter personal que usted nos proporciona directamente o a través de terceros, incluyendo:

• Información de identificación personal (nombre, correo electrónico).
• Información de la empresa (razón social, RUC).
• Credenciales de acceso a su cuenta (correo electrónico).
• Información sobre empleados o representantes autorizados (nombre, correo electrónico, cargo, rol de rendidor, aprobador o administrador).
• Información contenida en reportes de gastos y otros documentos que usted cargue o genere en nuestra plataforma (por ejemplo: moneda, monto, igv, fecha de emisión, fecha de reporte, concepto, categoría, centro de costo, proveedor, tasa de cambio).

2.2. Información recopilada automáticamente

También recopilamos automáticamente cierta información cuando utiliza nuestros servicios:

• Datos de uso y rendimiento del servicio.
• Información del dispositivo (dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo).
• Cookies y tecnologías similares.
• Registros de acceso y actividad en la plataforma.
• Datos estadísticos sobre el funcionamiento y uso del Servicio.

3. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Sus datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

• Proporcionar, mantener y mejorar nuestros servicios.
• Procesar transacciones y gestionar su cuenta.
• Autenticar su acceso a la plataforma.
• Atender sus consultas y brindarle soporte técnico.
• Enviarle comunicaciones relacionadas con el servicio.
• Cumplir con nuestras obligaciones contractuales.
• Proteger la seguridad e integridad de nuestra plataforma.
• Realizar análisis estadísticos y de mejora del servicio.
• Cumplir con requisitos legales y reglamentarios.
• Proporcionar al Cliente acceso a ofertas especiales de productos y promociones.
• Se utilizan los servicios de empresas que implican decisiones automatizadas o sin intervención humana, para la finalidad de Reconocimiento Óptico de Caracteres, desglose de información de un documento y su interpretación, almacenar datos en la nube, y recuperar tasas de cambio.

4. BASE LEGAL PARA EL TRATAMIENTO

Tratamos sus datos personales en base a las siguientes bases legales:

• La ejecución del contrato de servicios entre usted y el Proveedor.
• El consentimiento que usted nos ha otorgado aceptando la presente Política.
• El cumplimiento de obligaciones legales que nos corresponden.

5. CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD

5.1. Medidas de seguridad

Implementamos medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger sus datos personales contra el procesamiento no autorizado o ilegal, así como contra la pérdida, destrucción o daño accidental. Su información personal se procesa y almacena utilizando tecnología y procedimientos que cumplen con altos estándares de seguridad y protección. Con el fin salvaguardar los derechos de los Titulares, el Proveedor establece las siguientes medidas, en relación con la seguridad en el tratamiento de datos personales: (i) cuenta con un documento de seguridad que detalla las políticas, procedimientos y protocolos para la gestión segura de los datos personales (ii) designará un Oficial de Protección de Datos Personales (OPD) de corresponder; y, (iii) cuenta con un protocolo de incidentes de seguridad de la información personal.

5.2. Confidencialidad

Mantenemos la confidencialidad de su información y limitamos el acceso a sus datos personales a aquellos empleados, contratistas y terceros que necesitan conocer dicha información para procesar los datos en nuestro nombre, de acuerdo a las Normas de Datos Personales. Estas personas están sujetas a obligaciones de confidencialidad y pueden ser sancionadas en caso de incumplimiento.

6. ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN DE DATOS

Conservamos sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las que fueron recopilados, incluido el cumplimiento de requisitos legales, fiscales o de información.

Una vez resuelto o terminado el contrato, el Proveedor eliminará todos los datos almacenados durante la vigencia del mismo, de acuerdo con las Normas de Datos Personales. En cualquier caso, el Proveedor, podrá conservar los datos personales de los Titulares durante el tiempo máximo permitido por las Normas de Datos Personales.

7. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

7.1. Transferencia de datos personales a terceros

No compartimos su información personal con terceros, excepto en las siguientes circunstancias:

• Cuando contamos con su consentimiento expreso.
• Con proveedores de servicios que nos ayudan a prestar nuestros servicios, quienes están obligados contractualmente a proteger su información.
• Cuando sea necesario para cumplir con una obligación legal, reglamentaria, proceso legal o solicitud gubernamental.
• En caso de reorganización, fusión, venta o transferencia de nuestro negocio, en cuyo caso exigiremos que el receptor de los datos respete esta Política de Privacidad y las Normas de Datos Personales.

Sus datos personales pueden ser transferidos y procesados en países fuera del Perú donde el Proveedor, sus filiales o proveedores de servicios mantienen operaciones. En estos casos, tomaremos medidas para garantizar que sus datos personales reciban un nivel adecuado de protección de acuerdo a los contratos suscritos y a las Normas de Datos personales, brindando el Proveedor las garantías necesarias.

Los terceros a los cuales se podrá transferir o encargar o subcontratar el tratamiento de datos personales, según corresponda son:

• a. Google Cloud Platform, servicio operado por Google LLC, ubicada en Estados Unidos, que realiza actividades de provisión de infraestructura tecnológica, servicios en la nube y almacenamiento de datos, la finalidad es el almacenamiento en nube de la información.
• b. WordPress.com, plataforma operada por Automattic Inc., ubicada en Estados Unidos, especializada en la gestión y publicación de sitios web, así como el alojamiento de contenido digital. La finalidad es hospedar el sitio web institucional de la empresa y facilitar el canal de contacto con potenciales clientes.
• c. APIS.NET operado por Eracleo Huamani, que brinda actividades de validación de información de RUC, DNI y Tipo de Cambio, con la finalidad de validar el estado de los proveedores y consultar la tasa de cambio en SUNAT.
• d. a9t9 software GmbH ubicada en Alemania que se dedica al procesamiento de información, con la finalidad que se procesen y conviertan imágenes.

• e. OpenAI OpCo, LLC ubicada en Estados Unidos.
• f. Gemini AI de Google LLC ubicado en Estados Unidos.

7.2. Análisis estadísticos

El Proveedor podrá hacer públicos los análisis para la implementación del Servicio; no obstante, los análisis del servicio no incorporará detalle alguno de los datos personales de los Titulares o información que de alguna manera pueda servir para identificar al Usuario, datos personales de algún Titular o cualquier persona o empresa, de conformidad con las Normas de Datos Personales.

8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS

Los Titulares cuentan con los derechos que le ha conferido la Constitución y las Normas de Datos Personales, como los de información, acceso, actualizar, cancelar, oponerse, inclusión, tratamiento objetivo, portabilidad, rectificar y solicitar la supresión de los datos personales suministrados, conocer los usos empleados sobre los datos, revocar la autorización conferida y acceder de forma gratuita a sus datos personales y demás derechos que confieran las Normas de Datos Personales actualmente o en un futuro.

Asimismo, el ejercicio de los derechos se lleva a cabo mediante solicitud dirigida al Proveedor, la misma que debe contener:

1. Nombres y apellidos del Titular y acreditación de los mismos (con copia documento de identidad), y en su caso de su representante (copia de documento de identidad y título que acredite la representación).
2. Petición concreta que da lugar a la solicitud. La solicitud de actualización, rectificación o inclusión deberá indicar a qué datos personales se refiere, así como la modificación que haya de realizarse en ellos.
3. Domicilio, o dirección que puede ser electrónica, a efectos de las notificaciones que correspondan.
4. Fecha y firma del solicitante.
5. Documentos que sustenten la petición, de ser el caso.

También, el Titular tiene derecho a que se le comunique de forma clara, expresa e indubitablemente con lenguaje sencillo lo siguiente:

• Sus datos personales objeto de tratamiento.
• La forma en que sus datos personales fueron recopilados.
• Las razones que motivaron la recopilación de los datos personales.
• La indicación de la solicitud de quién se realizó la recopilación.
• Las transferencias realizadas o que se prevén hacer con los datos personales.

Por último, en cuanto a la información correspondiente al derecho de acceso, a opción del Titular, puede suministrarse de las siguientes formas:

• Visualización en sitio.
• Escrito, copia, fotocopia o facsímil.
• Transmisión electrónica de la respuesta.
• Cualquier otra forma o medio que sea adecuado.

Para ejercer estos derechos, puede contactarnos a través de los medios indicados en la sección «Contacto» de esta Política.

9. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

Utilizamos cookies y tecnologías similares para mejorar su experiencia y analizar el tráfico. Puede gestionar sus preferencias de cookies a través de la configuración de su navegador. Cualquier tratamiento de datos personales que se realice a partir de cookies estará en cumplimiento con la presente Política y las Normas de Datos Personales.

10. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Nos reservamos el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Le notificaremos sobre cambios materiales mediante un aviso destacado en nuestro sitio web o enviándole un correo electrónico directamente, le recomendamos revisar periódicamente su correo electrónico y nuestro sitio web.

11. LEGISLACIÓN APLICABLE Y JURISDICCIÓN

Esta Política de Privacidad se rige por las leyes peruanas, específicamente por las Normas de Datos personales.

Cualquier controversia relacionada con esta Política de Privacidad estará sujeta a la jurisdicción y competencia exclusiva de los jueces y tribunales de la corte superior de justicia de Lima, que es donde se encuentra el domicilio del Proveedor.

12. CONTACTO

Si tiene alguna pregunta, comentario o consulta sobre esta Política de Privacidad, sobre cómo tratamos sus datos personales, o requiere ejercer sus derechos, puede contactarnos a través de:

GAA SOLUTIONS S.A.C.
Domicilio: Calle Francisco Valle Riestra 880, San Isidro. Lima, Perú.
Correo electrónico: soporte@khipu.pe
Teléfono: +51 914 035 037

o. Lima, Perú.
Correo electrónico: soporte@khipu.pe
Teléfono: +51 914 035 037S